Cómo trabajar de forma remota: consejos y herramientas para dominar la vida remota

¿Eres uno de los millones de trabajadores que recientemente se lanzaron de cabeza al trabajo remoto desde casa? Bienvenidos a la tripulación. Hay algunas categorías en las que podría caer cuando comience por primera vez. Algunas personas descubren que fueron hechos totalmente para el trabajo remoto. Algunos tienen muchas cosas a las que necesitan acostumbrarse. Y hay otra categoría de personas que sienten que trabajar de forma remota es la completa anarquía y el caos. Pero la buena noticia es que, incluso si estás en el último grupo, hay muchos consejos, herramientas y recursos que te ayudarán a ponerte en marcha lo más rápido posible. En este artículo, repasaremos algunos consejos y trucos sobre cómo trabajar sin problemas con su equipo mientras se asegura de que usted mismo se mantenga productivo y cómodo. También obtendrá información sobre algunas de las mejores herramientas de colaboración para equipos y trabajadores remotos. ¿Listo para ser productivo? Hagámoslo.

Claves para el éxito cuando se trabaja de forma remota

Ya sea que sea completamente nuevo en el trabajo remoto desde casa o tenga algún nivel de experiencia, siempre hay margen de mejora. Aquí hay cinco cosas que debe abordar para asegurarse de que usted y su equipo se están preparando para lograr el máximo rendimiento y la mínima locura.

1. Comuníquese de manera exagerada hasta que encuentre su manera de hacerlo bien

Cuando se sumerge por primera vez en el trabajo a distancia desde casa, habrá muchas cosas que deben aclararse, especialmente si hay varias personas que necesitan encontrar un flujo grupal además de encontrar su propio flujo personal. Y, por supuesto, surgirán nuevas necesidades que nunca antes había esperado. ¿No está seguro de quién enviará el correo electrónico de resumen de la reunión? Pregúntale a tu equipo. ¿Tiene algún problema para configurar el nuevo software de gestión de proyectos? Consigue ayuda. Miedo de que una brecha en las clases virtuales de sus hijos interrumpa esas grandes 2 p.m. ¿reunión? Dígaselo a su jefe e intenten encontrar una solución juntos.

Puedo garantizar personalmente que tendrá más problemas de los que puede predecir. Pero cuando sea lo más proactivo posible, estará en una posición mucho mejor para manejar las cosas con calma y asegurarse de que todo salga bien.

2. Concéntrese en lograr las metas. Todos deberán encontrar su propio ritmo mientras aprenden a dominar el trabajo remoto desde casa. Eso significa que, naturalmente, todos variarán en cómo hacen las cosas y cuánto tiempo dedican a ciertas tareas. Si está dirigiendo un equipo (o simplemente dirigiéndose a sí mismo), concéntrese en los objetivos finales y no tanto en el camino que se ha tomado para alcanzar esos objetivos. Esto deja un margen de maniobra a la hora de averiguar qué funciona mejor para cada persona. Puede parecer que las cosas van más lentamente al principio, pero todos prosperarán con diferentes técnicas y hábitos. Dejar que las personas descubran su propio camino es, en última instancia, la mejor manera de impulsar la eficiencia y la productividad a largo plazo. Por supuesto, querrá asegurarse de que las personas sigan los libros de jugadas cuando los tenga, pero deje un margen de maniobra para adaptarse a diferentes personalidades.

3. Encuentre formas creativas de fomentar un sentido de comunidad En la mayoría de las empresas, una parte del día se convierte en tiempo de “enfriamiento de agua” o tiempo dedicado a socializar fuera del trabajo. De hecho, el enfriador de agua es un lugar sagrado donde los compañeros de trabajo pueden charlar, reír y descansar un poco de las listas de tareas del día. Si socializar con tus compañeros de trabajo es algo que realmente disfrutas (y no solo algo que estás obligado a soportar), trata de asegurarte de tener ese tiempo de trabajo en equipo con ellos. Por ejemplo, uno de mis clientes virtuales creó un canal de Slack llamado "Watercooler" donde todos charlamos, compartimos artículos y memes, y otras cosas que definitivamente no forman parte de la descripción de nuestro trabajo. Esto nos ayuda a mantener nuestro sentido de camaradería y asegura que podamos dejar de pensar en el trabajo de vez en cuando cuando queremos algo de interacción social. Incluso podría considerar tener una hora feliz virtual en la que todos traigan una bebida y se pongan al día a través de una herramienta de videoconferencia como Zoom o Skype. Por supuesto, use su juicio aquí. No todos los lugares de trabajo son apropiados para un mezclador de alcohol.

4. Preste atención a su sitio de trabajo

Su espacio de trabajo puede ser simultáneamente una de las desventajas y beneficios de trabajar de forma remota. Puede ser increíble cuando su viaje cambia de un viaje en automóvil o tren de 20 minutos a una caminata de 20 segundos desde su cama hasta su escritorio. Pero si nunca antes ha trabajado desde casa, es posible que no tenga todo el equipo que necesita para estar perfectamente cómodo. Es posible que deba trabajar en la mesa de su cocina en lugar de tener una oficina privada. Es posible que deba usar un taburete de bar en lugar de esa elegante silla giratoria que le proporcionó su empresa. Incluso si no es ideal, hay formas en que puede mejorar su espacio de trabajo para aumentar su comodidad y productividad. Por lo menos, asegúrese de priorizar su comodidad física. Aquí hay algunos consejos:

• ¿Problemas de espalda? Intente colocar una almohada debajo de su trasero, utilizándola como soporte lumbar en la parte inferior de la espalda o coloque un escritorio improvisado para que no esté sentado todo el día.
  

• Problemas de cuello? Si le duele el cuello por mirar hacia abajo, intente apoyar su computadora portátil en algunos libros o comprar un soporte barato.
  

• Ordena tu espacio. Limpia tu escritorio o mesa para que no haya distracciones inmediatas. Se sorprenderá de lo mucho que esto puede ayudar.

Mejores herramientas para trabajadores remotos

Si trabaja para una empresa, lo más probable es que ya hayan sentado las bases para las herramientas que usted y su equipo utilizarán. En algunos casos, estas herramientas son solo una extensión de lo que usaba en la oficina. Pero si usted es responsable de administrar un equipo o simplemente le gustaría ser más eficiente con las personas o los clientes con los que trata regularmente, consulte estas increíbles herramientas que realmente pueden marcar la diferencia en su día a día.

1. Herramientas de videoconferencia

Si tuvieras reuniones en persona con regularidad, podría ser difícil dejar de fumar de golpe. Es por eso que tanta gente usa herramientas de videoconferencia. Se encuentran entre las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos y lo ayudan a mantener ese sentido de cooperación y colaboración incluso desde sus propios hogares. Además, la mayoría de las herramientas de videoconferencia incluyen funciones prácticas como compartir pantalla, que le permite mostrar fácilmente a otros lo que hay en su pantalla para recorrer presentaciones o listas de tareas pendientes. Otras características incluyen grabación de video para enviar después de las llamadas, así como integraciones con su calendario. Algunas herramientas como Zoom incluso tienen fondos virtuales si el espacio de trabajo de su hogar no es el ideal. Otras herramientas populares de videoconferencia incluyen:

• Join me

• Skype

• Gotomeeting

• Google Hangouts Meet

2. Herramientas de chat

Las mejores prácticas de trabajo remoto indican que hay que tener cuidado con las llamadas innecesarias. Es por eso que tener un chat en tiempo real es una de las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos: aún puede manejar los problemas a medida que surgen, pero sin interrumpir la concentración o el horario de los demás. Las herramientas de chat también ayudan a garantizar que un problema de cinco minutos no se convierta en una llamada de 20 minutos, que probablemente haya experimentado antes. Estas son algunas herramientas de chat populares y probadas:

• Flojo

• HeySpace

• Saloma

• Chat de Hangouts de Google

3. Herramientas de gestión de proyectos

Si el trabajo remoto desde casa significa que debe cambiar la forma en que administra las tareas y los proyectos, es absolutamente fundamental asegurarse de que todo se mantenga organizado y todos sean responsables de su parte. De lo contrario, está prácticamente pidiendo que se olviden las tareas importantes. Así es como las herramientas de gestión de proyectos salvan el día. Le permiten dividir grandes proyectos en los bloques de construcción más pequeños posibles y asignarlos a los miembros del equipo con fechas de vencimiento y todas las notas que necesitan.

Aprender a trabajar de forma remota es cuestión de paciencia

Como probablemente ya se habrá dado cuenta, el trabajo remoto desde casa es una bestia completamente diferente a lo que la mayoría de nosotros estamos acostumbrados. Si se siente abrumado, frustrado o agotado tratando de encontrar su propio ritmo, recuerde que su experiencia es completamente normal.

El elemento más importante de la fórmula es el tiempo; solo debe seguir intentándolo hasta encontrar las pautas, los procesos y las herramientas que mejor funcionen para usted y su equipo. Y si siente que no está siendo tan productivo o eficiente como pensaba que sería ahora, ¡eso también es normal! No es fácil sumergirse en el mundo del trabajo de forma remota, especialmente si tiene una gran lista de cosas personales de las que ocuparse además de todo. A medida que escribe sus tareas pendientes diarias, asegúrese de agregar un poco menos a su lista. ¡Buena suerte!

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